1. Kirjallinen hakemus sekä rekisteröintimaksun maksaminen

Hakijan on toimitettava välimiesmenettelyn aloittamista koskeva kirjallinen hakemus lautakunnalle. Hakemus liitteineen on toimitettava niin monena kappaleena, että välityslautakunnalle, kullekin vastaajalle ja vastaajan asiamiehelle sekä kullekin välimiesoikeuden jäsenelle voidaan toimittaa kappale hakemuksesta liitteineen.

Välityslautakunnalle toimitettavan  välimiesmenettelyn aloittamista koskevan hakemuksen  ei tarvitse olla yhtä laaja kuin aikanaan välimiesoikeudelle toimitettava kannekirjelmä. 

Hakemukseen tulee sisältyä:

1. asianosaisten ja heidän asiamiestensä nimi, ammatti, postiosoite,             puhelinnumero, faksinumero sekä sähköpostiosoite;
2. selostus riidasta;
3. alustava ilmoitus hakijan vaatimuksesta (riidan rahamääräinen intressi ilmoitettava euroissa);
4. ilmoitus hakijan nimeämästä välimiehestä yhteystietoineen;
5. jäljennös asiakirjasta, johon kanne perustuu ja välityssopimuksesta, jollei se sisälly kanteen perusteena olevaan asiakirjaan; sekä
6. tarpeellinen valtuutus (myös asianajajilta edellytetään valtakirjaa).

Välityslautakunta perii hakemuksesta rekisteröintimaksun, jonka suuruus määräytyy jutun rahamääräisen intressin mukaan (ks. rekisteröintimaksun määräytymisestä tarkemmin kohdasta Maksut). Rekisteröintimaksu tulee maksaa ennen hakemuksen lähettämistä Keskuskauppakamarin seuraavalle tilille:

NORDEA 120030-53991
SWIFT-tunnus: NDEAFIHH
IBAN: FI23 1200 3000 0539 91

Maksun yhteydessä tulee ilmoittaa, että kyseessä on välityslautakunnan rekisteröintimaksu sekä yksilöidä jutun asianosaiset ja hakemuspäivämäärä.

    Esimerkki: Välityslautakunnan rekisteröintimaksu asiassa X Oy/
    Y Oy, 25.4.2003.

Kuitti maksetusta rekisteröintimaksusta tulee liittää hakemuksen oheen.

Osa maksusta voidaan pyynnöstä palauttaa hakijalle, jos hakija peruuttaa hakemuksensa ennen kuin välimiesoikeus on määrätty. Palautettavan maksun suuruus määräytyy sen mukaan, missä vaiheessa hakemus peruutetaan ja jo suoritetuista toimenpiteistä. 

Rekisteröintimaksun maksamisen jälkeen hakemus toimitetaan Keskuskauppakamarin välityslautakunnalle. Välityslautakunnan yhteystiedot ovat:

    Keskuskauppakamarin välityslautakunta
    PL 1000 (Aleksanterinkatu 17, World Trade Center Helsinki)
    00101 Helsinki
    puh (09) 4242 6200
    fax (09) 4242 6257
    www.arbitration.fi

2. Välityslautakunnan toimivallan ja hakemuksen tarkistaminen

Hakemuksen saavuttua välityslautakunta alustavasti tarkistaa, onko se toimivaltainen käsittelemään asiaa. Jollei ole ilmeistä, että lautakunta ei ole toimivaltainen käsittelemään asiaa, hakemuksesta tarkistetaan myös, että se sisältää kohdassa 1 mainitut asiat ja että hakija on maksanut rekisteröintimaksun. Rekisteröintimaksun suuruus tarkistetaan hakemuksessa ilmoitetun riidan rahamääräisen intressin perusteella. Lautakunta voi vaatia hakijaa täydentämään hakemusta. Jos hakemuksen täydentäminen lautakunnan asettamassa määräajassa laiminlyödään, asia voidaan joko kokonaan tai osittain jättää tutkimatta.

3. Vastaajan kuuleminen

Kun hakijan maksama rekisteröintimaksu on saapunut Keskuskauppakamarin tilille, välityslautakunta lähettää hakemuksen tai sen jäljennöksen hakijan vastapuolelle tiedoksi. Välityslautakunta kehottaa vastaajaa antamaan lausuntonsa hakemuksen johdosta välityslautakunnan asettamassa määräajassa. Välimiesmenettely tulee vireille, kun hakemus on annettu hakijan vastapuolelle tiedoksi.

4. Vastaajan lausunto

Vastaajan hakemuksen johdosta antamaan lausuntoon tulee sisältyä:

1. lausuma siitä, mitä hakemuksessa on esitetty samoin kuin välimiesten lukumäärästä;
2. ilmoitus vastaajan nimeämästä välimiehestä yhteystietoineen; sekä
3. tarpeellinen valtuutus (myös asianajajilta edellytetään valtakirjaa).

Jos vastaaja haluaa tehdä väitteen välityssopimuksen pätevyydestä tai soveltumisesta hakemuksessa mainittuun riitaan, on väite ja sen perusteet mainittava lausunnossa.

Jos vastaaja haluaa nostaa vastakanteen tai vaatia kuittausta, hänen on esitettävä lausunnossaan niiden perusteet ja alustava ilmoitus vaatimuksistaan. Vastakanne voidaan nostaa ja kuittausvaade esittää vain, jos välityssopimus koskee myös niitä. Vastaaja on myös velvollinen maksamaan rekisteröintimaksun vastakanteen osalta. Rekisteröintimaksu tulee maksaa Keskuskauppakamarin tillille (ks. tarkemmin kohta 1.) ja kuitti maksusta toimitetaan vastakanteen yhteydessä välityslautakunnalle.

Vastaajan laiminlyönti antaa lausuntonsa välityslautakunnan asettamassa määräajassa ei estä asian jatkokäsittelyä, jos vastaaja on todistettavasti saanut hakemuksen tiedoksi.

Vastaajan lausunto lähetetään viipymättä hakijalle tiedoksi. Jos on erityistä aihetta, hakijalle voidaan varata mahdollisuus antaa lausuntonsa vastineen johdosta.  Jos vastaaja on nostanut vastakanteen, hakijalle varataan aina mahdollisuus antaa sitä koskeva kirjallinen lausunto välityslautakunnan asettamassa määräajassa. Hakijan lausunto lähetetään myös viipymättä vastaajalle tiedoksi.
 
5. Välimiesoikeuden asettaminen

Hakijan vastapuolen annettua lausuntonsa sekä hakijan annettua lausuntonsa mahdollisesta vastakanteesta tai näitä varten asetettujen määräaikojen kuluttua umpeen välimiesoikeuden nimeämistä koskeva hakemus käsitellään välityslautakunnan kokouksessa.

Välityslautakunta määrää kokouksessaan välimiesoikeuden puheenjohtajan, välimiehen tai välimiehet. Jos asianosaiset eivät ole sopineet välimiesten lukumäärästä välityslautakunnan sääntöjen mukaisessa asiassa, tulee välimiehiä olla kolme, jollei lautakunta asian laadun, vähäisen taloudellisen arvon tai muiden syiden vuoksi katso tarkoituksenmukaiseksi nimetä vain yhden välimiehen. Jos välimiehiä nimetään vain yksi, nimeää tämän lautakunta. Muissa tapauksissa asianosaiset nimeävät yhtä monta välimiestä ja lautakunta välimiesoikeuden puheenjohtajan, jolleivät asianosaiset ole toisin sopineet.

Välityslautakunnan sääntöjen  mukaisessa välimiesmenettelyssä lautakunta nimeää puheenjohtajan vasta sen jälkeen, kun asianosaisten nimeämät välimiehet ovat palauttaneet lautakunnalle heiltä pyydetyn esteettömyysilmoituksen ja välimiesmenettelyn luottamuksellisuutta koskevan sitoumuksen.

Välityslautakunta voi myös määrätä asianosaisten pyynnöstä välimiesmenettelyn paikan. Yleensä se jätetään kuitenkin välimiesoikeuden harkintaan.

6. Vakuus kustannusten varalta

Välityslautakunta voi määrätä asianosaiset tallettamaan Keskuskauppakamarin osoittamalle tilille määrän, joka on vakuutena menettelyn maksuista ja kustannuksista sekä välimiesten palkkioista. Vakuuden määrä riippuu riidan laajuudesta ja odotettavissa olevasta välimiesten palkkioiden suuruudesta. Käytännössä välityslautakunta antaa tällaisen määräyksen vain, jos välimiesmenettely on luonteeltaan kansainvälinen (ts. vähintään yksi osapuoli on ulkomaalainen). Jollei välityslautakunta ole määrännyt asianosaisia asettamaan vakuutta, välimiehillä on samanlainen oikeus.

Välityslautakunnan kokouksen jälkeen asianosaisille lähetetään lasku vakuusmaksusta. Asianosaisten on maksettava vakuuden määrä puoleksi kumpaisenkin, mutta asianosaiset vastaavat siitä kuitenkin yhteisvastuullisesti.
Jos asianosainen ei maksa osuuttaan vakuusmaksusta, välityslautakunta varaa toiselle osapuolelle tilaisuuden maksaa puuttuva osuus. Jollei vakuutta makseta, asia jää sillensä. Tällöin välimiesoikeuden määräämistä koskeva asia voidaan ottaa käsittelyyn ainoastaan uuden hakemuksen perusteella, jolloin peritään myös uusi rekisteröintimaksu.

Vakuutta voidaan välimiesmenettelyn aikana käyttää kattamaan välimiesoikeudelle menettelystä aiheutuvia kustannuksia ja välimiesten palkkioita.

7. Asiakirjojen toimittaminen välimiesoikeudelle

Kun välimiesoikeus on nimetty ja mahdollinen vakuus kokonaisuudessaan maksettu, välityslautakunta toimittaa määräyskirjan sekä jäljennökset asiassa siihen mennessä kertyneistä asiakirjoista välimiehille. Tässä yhteydessä lautakunnan nimeämille välimiehille lähetetään myös täytettäväksi kirjallinen ilmoitus esteettömyydestä sekä välimiesmenettelyn luottamuksellisuutta koskeva sitoumus, joka heidän tulee palauttaa välityslautakunnalle asianmukaisesti täydennettynä ja allekirjoitettuna. Välityslautakunta lähettää jäljennöksen välimiehen antamasta esteettömyysilmoituksesta ja luottamuksellisuutta koskevasta sitoumuksesta tiedoksi osapuolille.

Lautakunnan sääntöjä sovellettaessa välitystuomio on annettava viimeistään vuoden kuluessa siitä, kun lautakunta on lähettänyt jutun asiakirjat välimiesoikeudelle.